De una u otra forma, en los temas que trabajo en diferentes empresas y organizaciones, siempre llego a que es clave tener claridad de los procesos estén levantados y actualizados.
Los procesos son el motor de cualquier organización. Cada resultado que ésta tiene, se debe al valor que genera desde sus productos o servicios, que provienen de la transformación de insumos o materias primas —ya sean tangibles o intangibles— mediante la aplicación de herramientas, modelos y tecnologías. Esto sucede en todas las organizaciones, sin importar su experticie o rubro, incluso en la vida cotidiana de las personas, y por lo tanto, los procesos son responsables de crear resultados que generan valor tanto para la organización como para el cliente.
Contar con los procesos levantados y actualizados no es solo una cuestión de orden, sino una necesidad estratégica. Al tener una visión clara de cómo funcionan las operaciones, podemos alinear estos procesos con los objetivos de la organización, asegurando que estamos avanzando en la dirección correcta. Además, nos permite identificar brechas y oportunidades para innovar, optimizando no sólo los recursos y flujos de trabajo, sino también las relaciones entre las personas involucradas. La claridad en los procesos también mejora el relacionamiento entre colaboradores, ya que cada uno entiende su rol y cómo contribuye al colectivo organizacional, promoviendo una cultura de colaboración y alineación.
Otro uso fundamental es la incorporación de tecnologías emergentes, que puede abordarse desde proceso de innovación, la transformación digital o la inteligencia artificial (IA). Para aplicar estas tecnologías de manera efectiva, es crucial tener claridad sobre los procesos existentes. Sólo cuando comprendemos cómo se están ejecutando actualmente, podemos determinar cómo hacerlos más eficientes. Las tecnologías no solo optimizan tiempos y costos, sino que también pueden agregar nuevo valor al cliente. Esto puede traducirse en mejoras en los productos o servicios actuales, la creación de nuevos productos o la implementación de nuevas funcionalidades que impacten positivamente la experiencia del cliente, al mismo tiempo que facilitan la interacción entre personas y equipos.
El tener los procesos bien levantados trae múltiples beneficios: mejora la claridad entre las partes involucradas, reduce los tiempos de entendimiento y fortalece el relacionamiento dentro de la organización. Cuando cada participante en el proceso conoce su rol, responsabilidades y cómo sus acciones impactan el todo, se reducen errores y se mejora la coordinación. Esto contribuye a un ambiente más armónico, donde la colaboración fluye naturalmente, favoreciendo tanto la eficiencia como la satisfacción laboral.
Finalmente, para llevar a cabo este levantamiento de procesos de manera eficaz, recomiendo el uso de BPMN (Business Process Model and Notation). Esta metodología no solo es ampliamente aceptada por su claridad y estandarización, sino que permite mapear visualmente los procesos, facilitando la comprensión y posterior optimización. Con BPMN, los equipos pueden visualizar el flujo de trabajo completo y detectar áreas de mejora de forma rápida y precisa, contribuyendo tanto a la eficiencia operativa como a las dinámicas de trabajo entre las personas.
En resumen, levantar, actualizar y re-diseñar los procesos no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también abre las puertas a la innovación y refuerza el relacionamiento entre las personas dentro de la organización, asegurando que estas se mantengan competitivas y continúen agregando valor a sus clientes.